The Kaizen Event Process

Sebuah The Kaizen Event Process adalah diskrit perbaikan terus-menerus proyek dengan awal yang ditetapkan dan titik akhir, biasanya dilakukan dalam satu minggu. 

Acara kaizen yang khas terdiri dari satu hari pelatihan , satu hari proses berjalan dan menganalisis informasi yang dikumpulkan, diikuti dengan dua hari aktivitas perbaikan. Pagi terakhir (Jumat) digunakan sebagai penutup, pelatihan tentang proses baru, dan menyiapkan laporan, yang biasanya disajikan pada pagi atau sore hari. 

Sebuah kaizen event dihadiri oleh tim ad hoc yang dikumpulkan selama proyek. 

The gol cenderung agresif , tetapi terfokus pada area kerja tertentu atau proses . 

Peristiwa Kaizen paling efektif jika merupakan bagian dari strategi peningkatan keseluruhan. Itu berarti mereka terikat pada penerapan kebijakan , manajemen harian , atau KPI . 

Sebuah The Kaizen Event Process adalah salah satu alat dalam toolkit Bersandar , meskipun sering, keliru, terlalu menekankan pada pentingnya. Biasanya organisasi yang baru mengenal Lean cenderung membatasi aktivitas peningkatan berkelanjutannya pada acara kaizen . Tidak mengherankan jika karyawan garis depan mengasosiasikan Lean terutama dengan acara kaizen . Saat organisasi menjadi dewasa, organisasi mulai lebih fokus pada aktivitas perbaikan harian , dan menggunakan The Kaizen Event Process secara lebih strategis. 

Sebuah kaizen event paling cocok untuk proyek-proyek di mana area produksi membutuhkan perbaikan, atau di mana solusi ini tidak diketahui. Beberapa masalah sederhana dan dapat diselesaikan dengan upaya individu. Masalah yang lebih rumit seringkali membutuhkan kekuatan otak kolektif. Upaya pemecahan masalah yang terstruktur dan berbasis tim yang ditawarkan oleh The Kaizen Event Process dapat mengatasi masalah terberat. 

Peristiwa Kaizen juga sangat membantu saat dibutuhkan hasil yang dramatis dengan cepat. Jika lini produk baru diluncurkan dalam sebulan, The Kaizen Event Process pada lini yang sudah ada untuk mengurangi jejak hingga 50% mungkin hanya jawabannya. 

Ingatlah bahwa tidak setiap masalah membutuhkan kaizen untuk menyelesaikannya. Anda memiliki alat lain di kit Anda. 

Harapan The Kaizen Event Process

Hasil dari The Kaizen Event Process yang dipimpin dengan baik, dibina dengan baik, dipilih dengan baik, dan dikelola dengan baik dapat menjadi dramatis. 90% pengurangan, baik dalam ruang lantai, waktu siklus, waktu tunggu, atau inventaris bukan hal yang tidak biasa, meskipun keuntungan yang umum cenderung lebih rendah. Peningkatan 20-50% lebih umum. 

Event melayani dua tujuan utama. Satu untuk mendapatkan hasil, dan yang lainnya adalah melatih anggota tim. Keduanya terjadi di setiap event, tetapi cara tim dan tujuan terstruktur, dan waktu para pemimpin berkomitmen untuk membimbing keduanya memengaruhi di mana jarum mendarat pada skala. Untuk proyek kritis, susun tim dengan ringer berpengalaman. Untuk acara yang berfokus pada pembelajaran, cocokkan orang-orang yang baru mengenal kaizen dengan beberapa pakar untuk mendorong pembinaan. Tetapkan ekspektasi yang sesuai. 

Melaporkan Hasil Kaizen

Melaporkan hasil acara kaizen itu rumit. Sebagian besar tim melaporkan sendiri, dan sering kali memasukkan hasil yang diproyeksikan dalam penghitungan mereka. Itu menyebabkan inflasi . Namun, beberapa hasil tidak dapat disangkal. Jika ruang lantai dibebaskan dan sesuatu yang lain masuk, itu adalah keuntungan nyata. Jika waktu siklus dikurangi dan seseorang dibebaskan untuk bekerja di tempat lain, itu adalah keuntungan nyata. Jika produksi berlipat ganda tanpa menambah orang, itu adalah keuntungan nyata. Jika cedera turun secara signifikan, itu adalah keuntungan nyata. 

Garis Waktu The Kaizen Event Process

Aliran dasar The Kaizen Event Process mencakup sekitar 6 minggu. Ini termasuk perencanaan, pekan event, dan tindak lanjut. Kalender The Kaizen Event Process lengkap tersedia di https://www.velaction.com/kaizen-checklist/ . 

• 4+ Minggu Sebelumnya: Area fokus untuk acara kaizen dipilih dan piagam kaizen selesai. Sebuah kaizen Template charter tersedia di https://www.velaction.com/kaizen-charter/ .
• 1-3 Minggu Sebelumnya: The Kaizen Event Process membutuhkan perencanaan dan persiapan yang signifikan, yang paling intensif dari 1-3 minggu sebelum proyek. Ini akan mencakup perencanaan logistik, pengumpulan data , komunikasi , dan kemungkinan besar, beberapa pelatihan.
• 1 Minggu Sebelumnya: Untuk sebagian besar The Kaizen Event Process , pelatihan dilakukan pada hari pertama proyek, tetapi dalam beberapa situasi, Anda mungkin melihat pelatihan dilakukan seminggu sebelumnya. Ini paling umum untuk proyek besar yang membutuhkan waktu seminggu penuh, atau jika mayoritas tim memiliki pengalaman yang signifikan. Dalam hal ini, pelatihan sebelumnya hanya untuk pemula.
• Kaizen Event Week, Day 1: Biasanya, training dilakukan pada hari pertama event. Karena rasio pemula dan kaizener berpengalamanberubah, fokus pada pelatihan vs. melakukan harus berubah sesuai.
• Minggu Kaizen Event, Hari 2: Hari keduaacara kaizen biasanya difokuskan pada proses berjalan, pengumpulan data, dan analisis akar penyebab.
• Minggu Kaizen Event , Hari 2-4: Setelah menyelesaikan analisis akar masalah, rencana status masa depan dibuat, dan peningkatan diterapkan. Rencana peningkatan sering dicatat di surat kabar kaizen (tersedia di https://www.velaction.com/kaizen-newspaper/ ).
• Minggu The Kaizen Event Process , Hari 5: Jumat pagi disediakan untuk penutupan dan persiapan laporan. Pelaporan biasanya dilakukan pada tengah hari.
• 1- 2 (+) Minggu Setelah Kaizen : Kaizen peristiwa harus memiliki sangat sedikit tindak lanjut kegiatan, tetapi jika ada sesuatu yang tersisa untuk dilakukan, itu harus diselesaikan segera setelah acara tersebut.
• Audit 30/60/90 Hari: Setiapacara kaizen harus memilikirencana audit untuk memastikan keuntungan tetap ada. Formulir audit tersedia di https://www.velaction.com/kaizen-audit-form/ . 

Nama Alternatif untuk The Kaizen Event Process

Peristiwa Kaizen dikenal dengan berbagai nama. Ini termasuk: 

• Kaizen
• The Kaizen Event
• Kaizen Blitz

Lokakarya Peningkatan Berkesinambungan (CIW) Proyek Peningkatan Berkesinambungan (CIP)

• Lokakarya Peningkatan Cepat (RIW)
• Proyek Peningkatan Cepat (RIP)

Pemain Kunci di Tim Kaizen 

• Juara: Juara adalah orang yang mengemudikan kereta. Biasanya manajer senior atau eksekutif yang dapat meruntuhkan penghalang dan kebakaran ringan.
• Fasilitator: Sebagian pelatih, sebagian pelatih, dan sebagian pemimpin , orang ini biasanya fasih dalam Lean dan membawa pengalaman substansial ke meja. Pada waktu tertentu, fasilitator dapat mengawasi beberapa acara kaizen dalam tahapan yang berbeda.
• Ketua Tim: Ketua tim bertanggung jawab atas acara dan melakukan sebagian besar perencanaan dan persiapan di bawah pengawasan fasilitator. Pemimpin tim sering kali adalah manajer , supervisor, atau insinyur yang bertanggung jawab atas proses yang diperbaiki.
• Anggota Tim: Anggota tim dipilih dari area kerja, dari pemangku kepentingan, atau dari perusahaan pada umumnya. Tim terbaik menggabungkan berbagai pengalaman dan keterampilan. Tim biasanya terdiri dari 5-10 orang tergantung pada ukuran proyek.
• Stakeholder: Acara kaizen memengaruhi banyak orang. Orang-orang tersebut dikenal sebagai pemangku kepentingan dan harus dilibatkan dalam pengambilan keputusan tentang proyek.
• Tim Dukungan: Acara kaizen sering kali membutuhkan dukungan yang melampaui apa yang dapat dilakukan anggota tim. Ini sering kali terjadi pada tim fasilitas dan TI. 

Peringatan The Kaizen Event Process

Jangan biarkan acara kaizen mendominasi upaya peningkatan berkelanjutan Anda. Manajemen harian dan perbaikan harian adalah pembangkit tenaga listrik yang nyata. Ambil hasil dengan sebutir garam. Mereka cenderung dibesar-besarkan. Tapi berhati-hatilah. Anda ingin orang bangga dengan pencapaian mereka, jadi jangan terlalu membatasi laporan. Jangan mengambil gambar untuk home run di setiap acara. Beberapa harus dibingkai sebagai kesempatan belajar untuk mengembangkan tim. Sulit melakukannya dalam panci bertekanan tinggi. Kembangkan keahlian fasilitasi dan pelatihan in-house. Jika Anda harus bergantung pada orang luar untuk proyek, Anda akan secara signifikan mengurangi kecepatan peningkatan Anda. 

The Kaizen Event Process bisa menjadi tantangan bagi Anda, terutama jika Anda berperan di mana hanya ada sedikit cadangan untuk Anda. Ini jarang terjadi di lantai pabrik. Jalur perakitan tidak menumpuk pekerjaan menunggu seseorang untuk kembali. Pekerja kantoran tidak begitu beruntung. Seringkali, mereka menyelesaikan acara kaizen dengan segunung pekerjaan di meja mereka. 

Sebelum setuju menjadi satu tim, tanyakan tentang rencana pemulihan. Anda mungkin tidak selalu punya pilihan tetapi cobalah untuk menegosiasikan bantuan terlebih dahulu. Anda akan mendapatkan lebih banyak manfaat dari proyek ini jika Anda tidak terganggu oleh rasa sakit yang disebabkan ketidakhadiran Anda. Ingatlah bahwa argumen ini akan lebih berbobot jika Anda mengalami hal yang sama saat Anda pergi berlibur. 

Setelah Anda berada di acara tersebut, cobalah untuk memaksimalkannya. Perhatikan dalam pelatihan, dan buat catatan . Tindakan menulis memperkuat pelajaran. Juga, sukarelawan untuk mengambil tugas. Jika Anda melakukan hal-hal yang Anda sukai, Anda mungkin akan lebih fokus, dan dapat belajar lebih banyak. Pastikan untuk keluar dari zona nyaman Anda sehingga Anda dapat menambah keahlian Anda. 

Juga bekerja untuk mengembangkan hubungan dan kontak. Anda mungkin tidak memiliki banyak kesempatan untuk melakukan ini dalam peran normal Anda. Jika Anda berniat untuk maju di perusahaan Anda, mengenal orang dapat membantu. Ini bukan untuk menganjurkan politik kantor . Sebaliknya, Anda akan lebih efektif jika Anda memiliki jaringan orang-orang yang dapat Anda temui dengan masalah. Dan Anda akan mendapatkan reputasi yang baik jika Anda membantu orang-orang itu ketika mereka datang meminta bantuan Anda. 

Salah satu kesalahan paling umum yang dilakukan perusahaan dengan acara kaizen adalah memperlakukannya seperti sesuatu yang tidak biasa. Kadang-kadang larut malam baik-baik saja, tetapi jika setiap acara kaizen adalah maraton brutal yang mengganggu kehidupan rumah tangga, orang-orang akan segera melihatnya secara negatif. Ini akan membuat sukarelawan sulit ditemukan, dan tim akan terganggu. 

Saat mengembangkan kalender kaizen , cobalah untuk fokus pada inisiatif strategis. Ini sering kali berasal dari rencana aksi penerapan kebijakan . Mayoritas kalender dapat diisi jauh sebelumnya, tetapi pastikan untuk menyisakan ruang untuk masalah tak terelakkan yang muncul. Temukan keseimbangan antara menjaga kecepatan tetap dan tidak membebani organisasi. 

Di awal setiap proyek, Anda juga harus menentukan nada acara. Apakah itu akan menjadi urusan yang berat, berorientasi pada hasil, atau akan melambat untuk fokus pada pendampingan dan pengembangan keterampilan? Pastikan Anda memiliki campuran keduanya yang sehat. Pada awal perjalanan Lean, Anda mungkin akan bias terhadap acara pembelajaran, dengan campuran beralih ke memuat tim dengan pengalaman, begitu banyak orang memiliki beberapa acara kaizen di bawah ikat pinggang mereka. 

Poin Penting untuk The Kaizen Event Process

1. The Kaizen Event Process adalah alat yang hebat, tetapi bukan satu-satunya di perangkat Lean Anda.
2. Peristiwa Kaizen membutuhkan banyak perencanaan untuk menjadi sukses.
3. The Kaizen Event Process adalah upaya tim.
4. Bangun kader fasilitator internal untuk membantu menjaga laju aktivitas peningkatan yang stabil. 

Persyaratan Lean Langkah Berikutnya 

1. Langkah-langkah untuk Mulai Menjalankan The Kaizen Event Process
2. Temukan fasilitator yang terampil untuk mulai mengembangkan tim karyawan berpengalaman. Ini bisa menjadi konsultan atau karyawan tetap. Pilihan Anda bergantung pada ukuran perusahaan dan komitmen Anda pada Lean.
3. Kembangkan kalender The Kaizen Event . Ini mencegah Anda membebani perusahaan dengan proyek. Ada titik jenuh di mana aktivitas kaizen membanjiri organisasi.
4. Jumlah sebenarnya bergantung pada ukuran organisasi Anda. Mulailah dengan acara yang cukup di kalender agar setiap orang memiliki kesempatan untuk menghadiri setidaknya satu atau dua acara per tahun. Bagilah jumlah orang dengan 6 (rata-rata ukuran tim kaizen ) dan kalikan dengan 1,5 untuk jumlah acara yang layak untuk tahun pertama. Jika Anda memiliki 100 orang, itu akan menjadi 100/6 x 1,5, atau 25 acara. Itu akan menjadi sekitar satu setiap minggu, yang merupakan kecepatan yang bisa diatur. 

Namun, jumlah peristiwa harus meningkat seiring waktu. Untuk hasil terbaik, tautkan paket kaizen Anda dengan penerapan kebijakan, metrik / KPIS, dan manajemen harian Anda. 

CATATAN: Bisnis kecil harus kreatif dalam menjalankan The Kaizen Event Process . Tidak ada cukup orang untuk membuat tim fokus orang-orang yang jauh dari pekerjaan mereka. Menyesuaikan. Lakukan beberapa jam lembur sesekali. Buat tim yang lebih kecil. Bawa beberapa temps. Apapun yang Anda lakukan, jangan biarkan menjadi perusahaan kecil menghalangi Anda untuk berkembang.