Siklus PDCA adalah pendekatan pemecahan masalah yang terstruktur. Ini juga dikenal sebagai siklus Deming, setelah Dr. W. Edwards Deming, orang yang dipuji karena mempopulerkan siklus Plan-Do-Check-Act.
4 Langkah Siklus PDCA meliputi:
- Langkah perencanaan dari siklus PDCA memerlukan penetapan tujuan dan pengumpulan informasi yang diperlukan untuk melakukan perbaikan.
- Pada langkah ini, pemecah masalah mengimplementasikan rencana tersebut. Mereka akan sering melakukan eksperimen atau proyek percontohan juga.
- Pemecahan masalah membutuhkan konfirmasi bahwa perubahan tersebut benar-benar memperbaiki keadaan. Pemecah masalah melakukan ini pada langkah "Periksa" dari siklus PDCA.
- Setelah memeriksa, pemecah masalah harus bertindak berdasarkan informasi tersebut. Bisa jadi menstabilkan perubahan, jika semuanya berjalan lancar, atau mengulangi siklus PDCA jika masih ada masalah yang belum terselesaikan.
Siklus PDCA sering dikaitkan dengan manajemen harian. Pemimpin dalam organisasi Lean memiliki tanggung jawab untuk membuat segalanya menjadi lebih baik. Alat ini membantu mereka menggunakan pendekatan terstruktur untuk membuat keputusan saat memecahkan masalah.
Definisi Masalah
Definisi dasar dari suatu masalah adalah adanya kesenjangan antara harapan dan kenyataan. Kesenjangan dapat dibentuk dengan salah satu dari dua cara utama.
- Ada penurunan kinerja dan ekspektasinya tetap sama.
- Ekspektasi meningkat meski tidak ada perubahan performa. Pergeseran target ini dapat berasal dari keputusan internal atau sebagai reaksi terhadap perubahan eksternal yang dibuat pesaing.
Mengapa Orang Gagal Memecahkan Masalah
Ada banyak alasan mengapa orang gagal dalam upaya pemecahan masalah mereka. Namun, ada tiga hal dasar yang lebih umum daripada yang lain. Untungnya, ini juga relatif mudah dipecahkan.
- Orang mengobati gejala. Berfokus pada gejala adalah pendekatan Band-Aid. Dalam kebanyakan kasus ketika ini dilakukan, masalahnya hanya akan muncul ke samping. Pendekatan yang lebih baik adalah mengejar akar masalah dan menyelesaikan masalah untuk selamanya.
- Orang tidak menetapkan tujuan yang jelas. Jika Anda tidak memiliki target, tidak mungkin untuk mengetahui apakah Anda memecahkan masalah. Anda dapat membuat kemajuan tanpa tujuan yang jelas, tetapi Anda tidak akan pernah tahu apakah Anda telah membuat kemajuan yang cukup untuk mencapai tujuan yang Anda inginkan.
- Orang bertindak tanpa konsensus. Beberapa proses hanya mempengaruhi satu orang. Membuat perubahan membutuhkan persetujuan. Ketika seseorang memecahkan masalah di kepalanya, jauh lebih sulit untuk meyakinkan orang lain bahwa pendekatannya benar.
Mengapa Menggunakan Pendekatan Pemecahan Masalah Terstruktur?
Pemecahan masalah terstruktur membantu mengatasi mode kegagalan yang paling umum. Hal pertama yang dilakukannya adalah membantu mencegah kesalahan. Orang-orang cenderung melewatkan langkah-langkah penting atau membuat kesalahan prosedural lainnya ketika mereka mengikuti suatu proses.Proses itu juga membantu komunikasi dan kerja tim. Karena pendekatan pemecahan masalah terstruktur, seperti proses PDCA, dikenal luas, pendekatan lain dapat menyusul dengan sangat cepat. Anda tidak perlu menjelaskan proses pemecahan masalah Anda kepada orang lain. Anda hanya perlu menunjukkan apa yang Anda lakukan. Ini tidak hanya mempercepat waktu komunikasi dan koordinasi, tetapi juga menanamkan tingkat kepercayaan yang jauh lebih tinggi pada orang lain.
Menggunakan pendekatan terstruktur juga membantu meningkatkan proses pemecahan masalah itu sendiri. Tanpa pendekatan standar, sangat menantang untuk menjadi lebih baik dalam pemecahan masalah. Menggunakan metode memberikan dasar untuk perbaikan.
Terkait erat dengan peningkatan proses adalah meningkatkan kemampuan seseorang untuk mengikuti proses. Pendekatan terstruktur seperti PDCA memungkinkan mentor menjadi lebih efektif dalam membimbing siswa. Kerangka kerja memungkinkan mereka fokus pada proses berpikir siswa tentang masalah, daripada tentang pendekatan yang diambil siswa.
Sejarah Siklus PDCA
Edwards Deming adalah seorang guru berkualitas yang berperan penting dalam meletakkan dasar untuk pemulihan pasca-Perang Dunia II Jepang. Dia juga secara luas dianggap sebagai pencipta siklus PDCA. Faktanya, metodologi ini sering disebut dengan siklus Deming.
Faktanya, Deming tidak menciptakan proses ini sendiri. Dia mendasarkan siklusnya pada ide Walter Shewhart. Shewhart, meskipun mempresentasikan siklus aslinya sebagai "Rencanakan-Lakukan-Amati-Studi."
Metode Deming diajarkan kepada perusahaan Jepang, salah satunya Toyota. Akhirnya, kesuksesan Toyota menghasilkan banyak studi tentang metodenya, yang membawa siklus PDCA menjadi terkenal secara global.
Kebetulan, ada cerita bahwa di kemudian hari Deming mengklaim bahwa PDCA sebenarnya berasal dari kesalahan penerjemahan. Dia lebih suka PDSA, yang berarti "Rencanakan-Lakukan-Studi-Bertindak" atau "Rencanakan-Lakukan-Studi-Sesuaikan". Masalahnya adalah bahwa "cek" jauh lebih sepintas daripada "belajar" dan tidak mempromosikan pemahaman masalah yang mendalam.
Metodologi Pemecahan Masalah Alternatif
Siklus PDCA bukan satu-satunya metodologi pemecahan masalah yang umum digunakan di dunia perbaikan berkelanjutan. DMAIC (mendefinisikan, mengukur, menganalisis, meningkatkan, mengontrol) adalah struktur yang digunakan dalam Six Sigma. "8D" atau "8 Disiplin" adalah metode pemecahan masalah lain yang umum digunakan. Bahkan proses dasar dari acara kaizen mendukung pemecahan masalah yang terstruktur.
Sebenarnya ada banyak tumpang tindih dalam metode ini. Meskipun masing-masing mungkin paling cocok untuk situasi tertentu, menggunakan salah satu dari mereka akan sangat meningkatkan kemampuan Anda untuk mendapatkan solusi yang efektif.
Kapan Menggunakan Siklus PDCA
Siklus PDCA harus digunakan setiap kali ada perubahan dalam suatu proses. Perubahan ini berasal dari beberapa alasan dasar.
- Masalah diidentifikasi dan perlu diselesaikan.
- Kesempatan atau kebutuhan untuk perbaikan muncul dengan sendirinya.
- Perubahan eksternal, seperti persyaratan regulasi menuntut proses baru.
Perhatikan bahwa masing-masing hal ini terkait erat dengan definisi masalah yang disajikan sebelumnya. Ketiga alasan ini menciptakan perubahan pada gap.
Langkah "Rencana"
Langkah perencanaan meletakkan dasar untuk seluruh upaya pemecahan masalah. Ini melibatkan beberapa item.
- Identifikasi masalahnya
- Tentukan masalahnya
- Apakah Anda membutuhkan penutup sementara?
- Tetapkan tujuan SMART
- Mengumpulkan data
- Tentukan akar penyebabnya
- Membuat rencana
- Prediksikan hasilnya
Item terakhir dalam daftar ini adalah salah satu yang paling sering diabaikan. Hal ini berkaitan erat dengan langkah hipotesis metode ilmiah. Jika Anda tidak dapat memprediksi dengan tepat hasil dari perubahan Anda, kemungkinan besar Anda tidak sepenuhnya memahami akar masalahnya.
Langkah "Lakukan"
Langkah "Lakukan" lebih dari sekadar menyelesaikan daftar item tindakan.
- Percobaan
- Pilot, jika perlu
- Terapkan perubahan
Eksperimen harus menjadi bagian besar dari fase pemecahan masalah Anda ini. Jika Anda sudah tahu cara mengoreksi sesuatu, ada kemungkinan Anda sudah melakukannya. Seringkali Anda memulai langkah ini hanya dengan ide dasar tentang apa yang ingin Anda coba. Anda harus bermain-main dengan konsep tersebut sebelum melakukannya dengan benar.
Langkah "Periksa"
Langkah "periksa" harus lebih akurat dijelaskan sebagai "belajar". Fokus utama harus belajar tentang proses tersebut. Anda juga harus melihat apakah prediksi Anda sesuai atau tidak. Jika tidak, pastikan Anda mengerti mengapa.
Tentu saja, Anda jangan ingin memeriksa untuk memastikan bahwa masalah sebenarnya ditingkatkan.
Langkah "Bertindak"
Terlepas dari hasil langkah sebelumnya, Anda harus mengambil tindakan. Jika Anda tidak mendapatkan hasil yang benar, Anda harus kembali ke bagian sebelumnya dari siklus PDCA dan mencoba lagi.
Namun, jika Anda menjawab dengan benar, pekerjaan Anda masih belum selesai. Anda harus menerapkan perubahan sepenuhnya, mendokumentasikan proses baru, melatih tim Anda, dan mengkomunikasikan perubahan tersebut kepada semua pemangku kepentingan.
Siklus PDSA (Plan-Do-Study-Adjust)
Seperti yang disebutkan sebelumnya, Deming sebenarnya lebih menyukai PDSA. Ada juga gemuruh orang yang konsisten yang mendorong alternatif ini.
Sebenarnya, PDCA terlalu mengakar untuk digantikan oleh PDSA. Itu tidak berarti bahwa alasan penggerak untuk mengubahnya adalah cacat. Penekanan yang dalam pada mempelajari proses masih dapat diterapkan, terlepas dari apakah Anda menyebutnya PDCA atau PDSA. Tidak ada yang menghalangi Anda untuk memastikan bahwa pemecah masalah memiliki pemahaman yang mendalam tentang bagaimana suatu proses bekerja, baik sebelum maupun sesudah perubahan.
Peringatan Siklus PDCA
- Tahan keinginan untuk melompati langkah, terutama saat Anda tidak berpengalaman dengan PDCA.
- Pastikan Anda memiliki pemahaman yang baik tentang akar masalah sebelum membuat perubahan apa pun.
- Jadilah spesifik tentang tujuan Anda. Itu berarti tenggat waktu dan target numerik tertentu.
- Jangan berhemat pada waktu perencanaan. Orang cenderung memiliki keinginan untuk terburu-buru membuat perubahan.
Menggunakan metodologi pemecahan masalah memberi Anda kredibilitas dengan para pemimpin Anda. Saat Anda hanya memberi tahu mereka tentang perubahan yang ingin Anda lakukan, atau masalah yang Anda hadapi, informasi Anda bisa hilang dalam kebisingan. Manajer sangat sibuk. Semakin baik Anda mengemas sesuatu untuk mereka, semakin besar kemungkinan mereka menggunakan informasi tersebut.
Siklus PDCA adalah sesuatu yang membantu manajer Anda dengan cepat memahami apa yang ingin Anda sampaikan kepada mereka. Ini menghemat waktu mereka dan menunjukkan komitmen Anda untuk memecahkan masalah. Keduanya membuat Anda lebih mungkin mendapatkan bantuan yang Anda butuhkan.
Manfaat lebih lanjut dari mempelajari metodologi pemecahan masalah terstruktur adalah bahwa hal itu akan memisahkan Anda dari orang-orang di sekitar Anda. Kebanyakan orang tidak mengikuti proses saat memecahkan masalah. Akibatnya, mereka cenderung menghadapi masalah yang sama berulang kali. Jika Anda lebih efektif dalam menyelesaikan sesuatu dengan benar pada kali pertama, daftar pencapaian Anda cenderung lebih panjang. Itu bisa menjadi pembeda ketika waktu promosi tiba.
Siklus PDCA memberi Anda kesempatan luar biasa untuk membimbing tim Anda. Anda tidak bisa hanya melihat hasil dari apa yang mereka lakukan. Anda juga mendapatkan wawasan tentang cara berpikir mereka. Pengetahuan itu akan membantu Anda memfokuskan upaya pembinaan Anda. Anda dapat mencoba mengembangkan kekuatan mereka dan mengatasi kelemahan mereka dengan cara yang lebih efektif.
Selain itu, menggunakan pemecahan masalah terstruktur akan menghemat sumber daya Anda. Anda seharusnya hanya menghabiskan waktu dan tenaga Anda dan tim yang terbatas untuk masalah tertentu satu kali. Terlalu sering masalah datang berulang-ulang. Tidak hanya ini boros, tetapi juga merusak moral.
Manfaat besar PDCA adalah memungkinkan Anda mendelegasikan tugas dan dapat mengikuti kemajuan dengan lebih baik. Masalah bagi para manajer, terutama yang tidak berpengalaman, adalah bahwa mereka dapat kesulitan melepaskan kontrol. Saat Anda memahami bagaimana tim Anda akan melakukan tugas, jauh lebih mudah untuk memberi mereka kebebasan.
Poin-Poin Utama dalam Menggunakan Siklus PDCA secara Efektif
- Siklus PDCA adalah pendekatan terstruktur untuk menutup kesenjangan antara situasi saat ini dan kondisi target.
- Pemecahan masalah terstruktur tidak hanya membantu mencegah kesalahan, tetapi juga berfungsi sebagai alat komunikasi yang hebat.
- Manajer menjadi lebih percaya pada timnya ketika mereka mengetahui siklus PDCA sedang digunakan. Itu berarti mereka akan lebih bersedia untuk mendelegasikan dan akan memberikan lebih banyak wewenang kepada tim untuk membuat perubahan sendiri.
Identifikasi masalah dasar di area kerja Anda dan terapkan PDCA padanya. Ini akan bekerja paling baik jika Anda menemukan mentor yang memiliki pengalaman dengan teknik pemecahan masalah ini.
Beberapa bentuk menggunakan siklus PDCA untuk menjalankan fungsi tertentu. Ini termasuk
- Laporan A3 : Formulir ini adalah alat komunikasi yang terkait dengan Pemikiran A3 . Ini digunakan untuk masalah yang rumit, berorientasi pada tim dan sangat kondusif untuk pendampingan.
- Lembar Penanggulangan : Formulir ini terutama digunakan untuk mengembalikan KPI ke jalurnya .
- The Kaizen Piagam : Sementara formulir ini terutama mendukung “rencana” langkah dari siklus Deming, itu membuka jalan untuk menggunakan PDCA dalam kaizen event .
- Lembar Kerja Manajemen Harian : Formulir ini berguna untuk mengatur operasi dengan beberapa orang yang melakukan pekerjaan serupa. Ini adalah variasi dari proses manajemen lantai toko yang disesuaikan untuk digunakan di lingkungan kantor.
