Metodologi pemecahan masalah 8D mirip dengan pendekatan DMAIC yang digunakan oleh Six Sigma. Sebagai catatan, 8D adalah kependekan dari nama aslinya, '8 Disiplin'.
8D adalah:
- Identifikasi masalahnya
- Gunakan pendekatan tim / bentuk tim 8D
- Jelaskan masalahnya
- Penahanan sementara
- Tentukan akar penyebabnya
- Kembangkan solusi
- Terapkan solusi
- Mencegah kekambuhan
- Selamat untuk tim
Definisi 8D ini mungkin mengangkat alis mereka yang akrab dengan metodologi pemecahan masalah DMAIC dari Six Sigma. Banyak dari langkah pemecahan masalah ini sebenarnya tumpang tindih dengan proses DMAIC. 'Jelaskan' masalah (dalam 8D) sejalan dengan 'Define' dalam metodologi DMAIC. 'Tentukan akar penyebabnya' mirip dengan langkah 'Analisis', dll. Identifikasi masalah dan ucapan selamat kepada tim dalam langkah 8D tidak secara langsung dinyatakan dalam metodologi DMAIC, melainkan tersirat.
Perbedaan tunggal terbesar dalam kedua metode tersebut tampaknya adalah penyebutan 'Interim Containment' secara spesifik dalam metodologi 8D. Ini adalah proses membangun celah sementara ke dalam proses. Meskipun umumnya juga dilakukan bersama dengan metode pemecahan masalah lainnya, secara resmi menyebutkannya dalam 8D membantu mencegah melewatkan langkah tersebut.
Jadi, mana yang lebih baik DMAIC atau Pemecahan Masalah 8D? Keduanya adalah metode yang kuat untuk memecahkan masalah perbaikan berkelanjutan . Keduanya memberikan pendekatan yang konsisten dan terstruktur, dan keduanya menyediakan bahasa yang sama sehingga status proyek dapat dengan mudah dikomunikasikan ke seluruh organisasi.
Rekomendasi saya adalah mencoba keduanya, lalu pilih salah satu yang paling sesuai untuk Anda dan gaya pribadi Anda. Saya akan mendorong Anda untuk menetapkan (atau mengikuti, jika sudah ada) standar perusahaan sehingga seluruh organisasi menggunakan pendekatan yang sama. Itu membantu mencegah kebingungan. Dan jangan malu untuk mengubah langkah-langkah proses agar sesuai dengan kebutuhan Anda.
Poin utamanya adalah menemukan metode yang sesuai untuk Anda, dan kemudian menggunakannya.
Peringatan tentang Pemecahan Masalah 8D:
- Tidak peduli seberapa bagus metodologi pemecahan masalah, itu hanya akan berhasil jika digunakan.
- Tim tidak akan pandai memecahkan masalah kecuali mereka diizinkan untuk melakukannya. Selama proses pembelajaran mereka akan melakukan kesalahan. Manajer harus siap untuk ini dan menggunakan kesalahan sebagai poin pengajaran.
- Proses pemecahan masalah 8D adalah salah satu dari banyak metodologi. Perusahaan Anda akan bekerja paling efektif jika Anda memilih satu dan mematuhinya. Mungkin membingungkan untuk memiliki faksi yang berbeda dalam organisasi Anda menggunakan alat yang berbeda.
Salah satu keterampilan paling berharga yang dapat Anda kembangkan adalah kemampuan untuk memecahkan masalah secara efektif. Karena kebanyakan orang mengambil pendekatan sembarangan untuk menghasilkan solusi, fakta sederhana yang Anda ketahui tentang metodologi pemecahan masalah langkah demi langkah seperti 8 disiplin ilmu memberi Anda dorongan yang signifikan di mata tim kepemimpinan Anda.
Namun, tantangan yang dihadapi kebanyakan orang dengan mengembangkan keterampilan pemecahan masalah adalah bahwa jalannya dipenuhi kesalahan. Anda tidak akan pandai memecahkan masalah tanpa latihan. Dan saat Anda pertama kali mulai berlatih, akan ada kurva belajar.
Cara yang baik untuk menguranginya adalah dengan mencari mentor. Dia dapat membantu Anda menghindari kesalahan kritis. Seorang mentor yang kuat seharusnya tidak melindungi Anda dari rintangan. Bagian dari proses pembelajaran adalah mencari tahu cara menangani jebakan. Seorang mentor yang baik tahu berapa banyak kelonggaran yang harus Anda berikan saat Anda mencoba mengatasi tantangan ini sendiri.
Komunikasi juga penting. Saat Anda mengembangkan diri Anda sendiri saat mempelajari proses 8D, biarkan atasan Anda selalu mengikuti. Dengan begitu, saat Anda melakukan kesalahan, itu tidak akan menjadi kejutan besar baginya. Atasan yang baik menyadari bahwa mengajar anggota tim adalah investasi. Beberapa kesalahan sekarang dalam lingkungan yang terkendali adalah harga kecil yang harus dibayar untuk mengubah Anda menjadi pemecah masalah yang terampil untuk masa depan.
Salah satu investasi terbaik yang dapat dilakukan seorang pemimpin dalam timnya adalah mengembangkan keterampilan pemecahan masalah. Cukup dengan mengajar delapan disiplin ilmu akan membuat peningkatan yang nyata dalam kemampuan tim Anda untuk menangani masalah dengan cepat, efisien, dan efektif.
Ingatlah bahwa akan ada gundukan di sepanjang jalan. Tim Anda akan membuat kesalahan. Bagaimana Anda menangani kesalahan tersebut akan sangat menentukan seberapa besar komitmen mereka dalam menghadapi tantangan belajar menjadi pemecah masalah yang efektif.
Jika mereka merasa akan menghadapi risiko saat mengambil kesempatan, mereka akan ragu-ragu dan enggan untuk mencoba. Di sisi lain, jika mereka melihat bahwa Anda akan bersikap masuk akal dan pemaaf jika mereka melalui proses pemecahan masalah, mereka akan cenderung menginternalisasi metode tersebut.
Kuncinya adalah komunikasi. Anda harus tetap berhubungan dengan bawahan Anda yang bekerja di luar zona nyaman mereka. Ajukan banyak pertanyaan dan perhatikan saat "Rasa Laba-laba" Anda mulai menggelitik. Misalnya, jika seorang anggota tim tidak dapat mengartikulasikan dengan jelas apa masalahnya, perhatikan naluri Anda. Jangan biarkan mereka pindah dan mulai menghabiskan sumber daya sampai mereka dapat meyakinkan Anda bahwa mereka benar-benar memahami masalahnya. Gunakan kombinasi pertemuan terjadwal dan koordinasi ad hoc sebagai bagian dari rencana komunikasi Anda. Ini mencegah pemula terlalu jauh ke dalam proses 8D tanpa Anda memeriksanya.
Cobalah setiap metode pemecahan masalah pada masalah yang sama, pada waktu yang sama. Anda dapat mencoba meminta dua tim untuk menangani masalah yang sama dalam kompetisi metodologi.
Ini akan memungkinkan Anda mendapatkan perbandingan sebenarnya dari dua proses pemecahan masalah dengan pijakan yang rata. Ini adalah pekerjaan ekstra di muka, tetapi akan membantu Anda membuat keputusan berdasarkan informasi tentang apa yang terbaik di perusahaan Anda.
