Menetapkan tujuan (Goal) adalah langkah awal untuk memulai manajemen waktu yang efektif. Penetapan tujuan memiliki peran sebagai kompas yang menunjukkan jalan pada sesuatu yang menunjukkan jalan pada sesuatu yang membutuhkan konsentrasi pengelolaan waktu. Tujuan menjadi panduan untuk manajemen waktu dengan membantu mengurutkan prioritas pada banyak aktivitas yang harus diselesaikan. Penetapan tujuan (goal setting) merupakan proses formal untuk menentukan hasil yang ingin dicapai. Penetapan tujuan dan mengukur pencapainnya akan membantu organisasi terutama dalam:
- Fokus pada hal yang paling penting
- Memberikan kesatuan arahan pada tim
- Menghindari pemborosan energi untuk noncritical task
- Menghindari pemborosan waktu
- Motivasi diri
- Meningkatkan kepuasan kerja
Pada umumnya, terdapat tiga kategori dalam tujuan, yang meliputi:
- Critikal Goal: Merupakan tujuan yang harus dipenuhi sebagai standar kesuksesan.
- Enabling Goal: Merupakan tujuan-tujuan yang memfasilitasi tercapainya crtitical goals. Biasanya berupa tujuan-tujuan jangka pendek dan menengah yang mendukung tujuan jang panjang.
- Nice-to-Have Goals: Merupakan tujuan untuk membuat perubahan positif (improvement) dalam organisasi/perusahaan.
Agar tujuan dapat dicapai dengan langkah efektif, tujuan harus memiliki karakteristik sebagai berikut:
- Penting (importan): Tingkat kepentingan tujuan akan memotivasi individu untuk mencapainya karena berkaitan dengan kepentingan pribadinya juga walaupun secara halus merupakan keberhasilan organisasi.
- Spesifik: Tujuan harus jelas dan spesifik, artinya tidak bias, contoh tujuan bias misalnya, perusahaan ingin mendapat keuntungan yang signifikan. Alih-alih menggunakan target seperti itu, sebaiknya perusahaan secata detail menegaskan, berapa target keuntungan yang hendak dicapai, berapa % pengingkatannya dibandingkan tahun sebelumnya, berapa volume penjualan yang ditargetkanm dan tujuan spesifik lainnya.
- Memiliki target waktu pencapaian (time-framed): Setiap tujuan harus memiliki target waktu untuk dipenuhi supaya individu dapat bekerja secara disiplin, perusahaan harus menguraikan berbagai tugas pendukung disertai dengan masing-masing target waktu penyelesaian sehingga target waktu pencapaian proyek dapat terpenuhi.
- Dapat diukur (measureable): Tujuan harus dapat diukur, artinya target-target tersebut dapat dengan mudah memberikan gambaran hasil pencapaian saat dievaluasi.
- Mendukung tujuan organisasi: Tujuan-tujuan pekerjaan hendaknya mendukung tujuan utama organisasi, jangan sampai tujuan divisi justru bertentangan dengan tujuan utama organisasi/perusahaan.
- Menantang: Tujuan hendaklah menantang, agar dapat memicu individu untuk memenuhinya. Bukan tidak mungkin produktivitas para karyawan turun justru disebabkan oleh terlalu mudahnya pekerjaan yang dilakukan, karena mereka tidak terbiasa dengan itu, sehingga timbul rasa jenuh dan bosan. Tujuan yang menantang akan mendorong gairah baru dalam bekerja, karena salah satu sifat alami manusia adalah pejuang. Dengan memberikan tujuan menantang, pada hakikatnya sama dengan memberikan alasan baru untuk para pekerjaan bekerja lebih keras lagi untuk membuktikan bahwa mereka mampu.
- Dapat dicapai: Tujuan hendaknya realisits dan dapat dicapai. Boleh-boleh saja manusia berpikir untuk terbang, asalkan dibarengi dengan pengetahuan dan penelitian kemungkinan keberhasilan untuk mewujudkannyam seperti yang dilakukan oleh Wright bersaudara, dimana pesawat yang diciptakannya merupakan hasil dari visinya untuk dapat terbang. Jangan sampai, tujuan membuat kita malah menjadi tertinggi karena begitu banyak pengorbanan dan sumber daya yang harus disediakan agar tujuan tersebut terwujud.
Terdapat 4 langkah menggunakan tujuan untuk mengelola waktu
- Langkah 1. Uraikan tujuan ke dalam kelompok tugas/aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
- Langkah 2. Buatlah prioritas tujua.
- Langkah 3. Urutkan aktivitas-aktivitas tersebut dari yang perlu diselesaikan pertama hingga akhir
- Langkah 4. Buat target waktu dari masing-masing aktivitas.
Langkah-langkah tersebut dapat disusun dalam bentuk tabel yang memuat aktivitas yang disusaikan dengan target waktu yang harus dipenuhi.
